DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES
MADELYN MUÑOZ TABARES
MAYERLI ANDREA SOTO PALACIO
INSTITUCIÓN EDUCATIVA INMACULADA
CONCEPCIÓN
SANTIAGO RENGIFO SALCEDO
VILLA GORGONA
2018
DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES
MADELYN MUÑOZ TABARES
MAYERLI ANDREA SOTO PALACIO
Trabajo escrito
Presentado al
Profesor: HERNÁN ÁVILA
Asignatura: PRODUCCIÓN DE TEXTO
Grado: 10-6
INSTITUCIÓN EDUCATIVA INMACULADA
CONCEPCIÓN
SANTIAGO RENGIFO SALCEDO
VILLA GORGONA
2018
INTRODUCCIÒN
Se mostrara unos tipos de documentos de la norma GTC 185 para aprender más
de ellas y ver que reglamentos se tienen que cumplir para poder que estos esté
bien escritos y se puede entregar algo correspondiente a como se pide.
OBJETIVOS
·
analiza las normas GTC 185
·
investigar sobre ellas
·
aprender a los reglamentos de sus
documentos
DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES:
LA CARTA
Comunicación
escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados,
se denominan oficio.
Ejemplo:
Ejemplo:
Características de redacción y presentación: La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
- Trata
un solo tema por comunicación;
- Redactar
en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Usar
tratamiento respetuoso y cortés;
- Redactar
en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted singular o plural;
- Emplear
gramatical natural sencillo y continuo;
- Utilizar
los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Utilización de la carta:
De acuerdo
con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
- Informar
sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
- Regular
o clara una situación;
- Tramitar,
desarrollar o agilizar un asunto;
- Dar
respuesta a una comunicación recibida;
- Reiterar
una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- Solicitar
detalles sobre un asunto determinado
- Impugnar o corregir una situación;
- Confirma
eventos ocurridos o pendientes;
- Solicitar
o remitir información, documentos u objetivos;
- Ofrecer
agradecimiento, excusas o condolencias;
- Felicitar,
invitar o convocar y hacer llamadas de atención, entre otros;
Clase de cartas u oficio:
Independientemente
del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales
destacan:
- Organizacionales:
se reproducen en el desarrollo de las actividades de la organización.
- Oficiales:
Se produce en las oficinas públicas y organizaciones del estado y
personales; se producen en quienes se conocen, en ellas se permite
utilizar un lenguaje informal.
Destinatario:
A partir del lugar de origen y fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos
a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos
pueden ocupar varias líneas de acuerdo con el tipo de documento.
Es
importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es
decir a un funcionario específico. Si no es posible tener el nombre, se envía a
la dependencia u oficina responsable están conformados por los siguientes
componentes.
Denominación
o título académico: Se escribe en la primera interlínea libre
Nombre del
destinatario: Se ubica en la segunda interlínea libre.
Organización: Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación más amplia mente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la
estructura se efectúa con mayúscula inicial y sostenida de acuerdo con el
registro efectuando ante la entidad competente y respetando las denominaciones
Ltda. S.A y otras que puedan contener la razón social.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenidos, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenidos, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
DIRECCIÓN: De acuerdo con el medio a través del cual se realice
el envió de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de
nomenclatura, el abortado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan
abreviaturas.
Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
Nombre del lugar de origen: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y s escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos la ciudad o presente.
País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o de la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escribe en Mayúscula sostenida.
Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
Nombre del lugar de origen: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y s escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos la ciudad o presente.
País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o de la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escribe en Mayúscula sostenida.
Ejemplo #1
Doctor
GUILLERMO
GARCIA SÁNCHEZ
Director de
talento humano
Universidad
de desarrollo tecnológico
Calle 57 43
- 19
Armenia,
Quindío.
Ejemplo #2
Ingeniera
BEATRIZ
HELENA CAICEDO VÉLEZ
Gerenta de
producción
Química
nacional ltda
Carrera 26
63 - 72
Santiago de
Cali, Valle del Cauca
Ejemplo #3
Señor
MICHEL MAURIAC
Presidente -
Directeur Général
AMSBE
26 Avenue de
Verdun
33089
Bordeaux-Cedex
Francia
Ejemplo #4
ANDRES
URRESTA RÚA
Director
Administrativo
La nacional
de seguros
Casilla 1289
Quito,
Ecuador
Ejemplo #5
Ingeniero
JORGE
SÁNCHEZ
Coordinador de
informática
Bow Chemica
Colombia
Fax (5)
3154890
Barranquilla,
Atlántico
ASUNTO:
Se
recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del
destinatario.
SALUDO: Como saludo independiente, se describe a una o dos
interlineas libre después del asunto. Si se desea utilizar los saludos más
usuales, véase el Anexo (Informativo)
DESPEDIDA: Se escribe a una o dos interlineas libre del texto.
Para utilizar las despedidas más usuales, véase el anexo (informativo)
Remitente y
firma de responsables
Los datos del remitente, están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de 4 a 5 interlineas libres de la despedida mayúscula sostenida y del cargo se describe en la línea siguiente con Mayúscula inicial sin central.
Los datos del remitente, están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de 4 a 5 interlineas libres de la despedida mayúscula sostenida y del cargo se describe en la línea siguiente con Mayúscula inicial sin central.
La firma
debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se
ubican de 4 con el estilo elegido.
SOBRES COMERCIALES
El sobre
tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o
envío.
CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN
Al registrar
los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa.
Se
recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la
papelería de la organización.
Se recomienda
que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.
Para el
diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas, con la
posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.
Se sugiere
que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.
Para
distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda
escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de
uno y medio, en el tercio que le corresponde.
La impresión
de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobre grandes pueden
hacerse en sentido vertical u horizontal.
En este
último caso se deja la solapa hacia al lado derecho.
Para las
organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el
sobre el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información
de la zona 1.
Cuando se
utiliza servicios especiales de correo, se describe el número de teléfono (fijo
o móvil) del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y del
remitente de bajo de los datos de la zona 1.
Al utilizar
la etiqueta, esta debe a herirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se
recomienda que tenga el tamaño adecuado para escribir los datos completos del
destinatario.
CLASE DE SOBRES
Según su
uso, los sobres se clasifica en:
a) Sobre
oficio con ventanilla o sin ventanilla;
b) Sobre
carta con ventanilla y sin ventanilla;
c) Sobre
para tarjeta, y
d) Sobre de
manila (extra oficio, oficio, carta y media, carta con ventanilla o sin
ventanilla)
De acuerdo
con su destino, en:
a) Local,
b) Nacional
e
c)
Internacional c
Utilización.
Proteger el
documento y la información.
MODELOS
Modelo 1
Para afectos
de la impresión, de los datos se determinan 3 zonas:
En la zona 1
y 2 se imprimen los datos del remitente.
En la zona 3
se deja libre para uso libre para uso exclusivo de la oficina de correos.
PARTES
Para su
distribución, el sobre se visualiza en tercios y se disminuye así:
En el tercio
izquierdo se escribe información como: confidencia, personal, contiene
disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúscula sostenida.
En el tercio
central se escribe los datos del destinatario.
En el tercio
derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
Los datos
del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de
acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirige
en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla y
pueden ocupar hasta ocho renglones.
Ejemplo:
Tratamiento
o título
Se escribe
con mayúscula inicial.
Nombre
Se escribe
en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De
preferencia con los apellidos. No se usa Negrilla.
Ejemplo:
Ingeniero
JUAN CARLOS
GÓNGORA CARO
Doctor
Gerardo
González Clavijo
Cargo
Se escribe
con mayúscula la inicial.
Ejemplo Director
Los cargos
muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición
silábica
Ejemplo
Ingeniero
Juan Carlos Górgora
Caro
Director de
servicios de informática
Organización
Se escribe
en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social,
acrónimo o sigla.
Cuando se escribe el nombre completo, la escritura
se hace con mayúscula inicial y respetado las denominaciones Ltda, S.A y otras
que pueden contener
la razón
social se escriben en mayúscula sostenidas. Con punto o no, según esté
registrado.
Ejemplo
L.E.Y (Luis Eduardo Yepes)
Los
acrónimos se escriben con mayúscula sostenida o con la primera mayúscula.
Ejemplo 1 CAFAM - Cafam
Ejemplo 2 Sena - Sena
Ejemplo 3 ICONTEC - Incontec
Dirección o
apartado
La dirección
de una de las siguientes nominaciones:
calle, carrera, diagonal, transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota el número de la puerta. Se dejan tres espacios, a máquina o computador entre el número de la calle (o carrera entre otros) y el de la puerta. Se emplea la abreviatura de números nro. (Opcional). No se escribe que el signo número (#).
calle, carrera, diagonal, transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota el número de la puerta. Se dejan tres espacios, a máquina o computador entre el número de la calle (o carrera entre otros) y el de la puerta. Se emplea la abreviatura de números nro. (Opcional). No se escribe que el signo número (#).
Los
primeros dígitos de la placa corresponden a la calle, la carrera o la avenida,
entre otros y la siguiente a la distancia, en metros, de la esquina a la
puerta. Se unen con guión (-). Además, se debe escribir claramente el piso,
interior, manzana, bloqueo y otras denominaciones que sean necesarias para
identificar el destino.
Si los
números de la dirección incluyen letras, éstas deben escribirse con mayúscula.
Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente, Bis o nombres es
indispensable escribirlos en forma completa.
Para
escribir el nombre la ciudad o municipio:
Ejemplo 1
Señora
Diana Pérez
Daza
Calle 20 Bis
nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234
Urbanización
el Poblado
Medellín
Antioquia
Ejemplo 2
Doctor
Juan Carlos
Luna Ruiz
Calle
20 72-15 Manzana 23 Casa 2
Bogotá D.C.
Nota: Para
tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que la
dirección esté clara y completa.
Si la
dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar, y no se
escribe la dirección.
Ejemplo 4
Doctor
Pedro Nel
Daza Daza
Jefe de
compras
CAFAM
Apartado
Aéreo 23456
Quibdó,
Chocó
DESTINO
Puede ser
local nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
LOCAL
Cuando el
destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe el nombre en
mayúscula inicial.
Ejemplo
Doctor
Pedro Nel
Daza Daza
JEFE DE
COMPRAS
CAFAM
Apartado
Aéreo 23456
Melgar
NACIONAL
Cuando el
destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el
del departamento correspondiente, separado por coma (,) y con mayúscula
inicial.
Ejemplo
Doctor
Pedro Nel
Daza Daza
Jefe de
Compras
CAFAM
Apartado
Aéreo 23456
Tunja,
Boyacá
Nota: Cuando
las ciudades tienes denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como el
caso de Bogotá D.C. o México D.F.
INTERNACIONAL
La
información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a
interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula
sostenido.
En cuanto a
la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país de destino
tales como casillas, P.O Box, Postfach, entre otros.
El país del
destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad o municipio, o en el
siguiente, dependiendo de la extensión de la información, en mayúscula inicial
y preferiblemente en español, para asegurar su despacho.
Ejemplo
MR. RALPH GEERE, General Manager
IBM Internacional
22 Marion Avenue, Hartsdale
NEW YORK 10530
Estados Unidos
de América
Nota: Para
los sobres de ventanilla, la información debe ir completa en la carta.
CIRCULARES
Comunicación
escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
específico de personas de personas tanto internas como externamente.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La circular
tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
La circular
con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos
y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos
productos o servicios, entre otros.
Se debe
tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Tratar
un solo tema;
- Iniciar
y terminar el texto con un mensaje de cortesía;
- Redactar
en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Usar un
tratamiento respetuoso y cortés;
- Emplear
un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- Utilizar
los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organización y distribución de textos de acuerdo con su extensión.
CLASE DE CIRCULARES
La circular
general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta
circular está dirigida en forma personalizada.
PARTES
Encabezamiento
De cero a
una interlinea libre de la zona 1 se escribe la palabra circular, en mayúscula
sostenida y centrada, acompaña por el consecutivo que la identifica, si se
requiere.
Código
Se
recomienda escribirlo a uno o dos interlineas libres del encabezado.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se recomienda
escribirlos a uno o dos interlineas libres del código.
MEMORANDOS
Son
comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,
orientación o pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales o
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la
organización.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se
recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Utilizar
los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
- Redactar
en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en
primera persona en plural;
- Distribuir
el texto de acuerdo con su extensión;
- Tratar
preferiblemente un solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DE MEMORANDO
El memorando puede tener los siguientes objetivos:
El memorando puede tener los siguientes objetivos:
- Informar
sobre un hecho en forma breve
- Expresar
necesidades
- Hacer
requerimientos
- Regulas
o aclarar una situación
- Tramitar,
desarrollar o agilizar un asunto
- Dar
respuesta a una comunicación recibida
- reiterar
información, requerimiento o solicitud urgente
- Conocer
detalles sobre un aspecto determinado
- Impugnar
o corregir una situación
- Confirmar
eventos ocurridos o pendientes
- solicitar
o remitir información, documentos u objetivos.
- Felicitar,
invitar o convocar a reuniones no protocolarias
- Hacer llamadas
de atención entre otros
PARTES
Encabezado
Denominación
del documento
De cero a
una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe memorando en
mayúscula sostenida y centrada.
ENCABEZAMIENTO
Está
conformado con las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir,
remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden
ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:) y
al frente se escriben los nombres del remitente, con mayúscula inicial.
Para su
escritura se utilizan las siguientes opciones:
a) Primera
opción
Destinatario:
Denominación o título, nombre y cargo. Este último separa por coma..
Remitente:
Nombre y cargo separados por coma.
En este caso
se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y
sólo aparezca su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
Ejemplo
PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE:
GUILLERMO CASTRO POLANCO, Secretaria Seccional
b) Segunda
opción
Destinatario:
Denominación o título, nombre y cargo. Este último separa por coma.
Remitente:
Cargo y dependencia o cargo solamente.
En este
segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o
digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo
elegido.
Ejemplo
PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General.
DE: Jefe
Oficina Jurídica
c) Tercer
opción
Destinatario: Cargo
y dependencia o cargo solamente
Remitente: Cargo
y dependencia o cargo solamente
En esta
opción la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanográfico o
digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo
elegido.
Ejemplo
PARA: Jefe División Financiera
PARA: Jefe División Financiera
DE: Jefe de
Contabilidad
ACTAS
Las actas expresan lo tratado en una
reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor
administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su
creación.
De acuerdo con la importancia y sus características específicas de actas, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en un papel con membrete.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o una situación específica, sin describir detalles intranscendentes.
Las actas se redactan en el tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe de iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarse con lenguaje telegráfico; tampoco debe presentarse errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias, o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales copias deben ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando vaya a lugar de votaciones, se indica el número de votos emitidos a su favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de las personas que presenta una moción y no es necesario anotar las discrepancias o aclaraciones necesarias.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o en una situación específica.
CLASE DE ACTAS
Existe varias clases de actas entre las cuales destacan en:
De acuerdo con la importancia y sus características específicas de actas, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en un papel con membrete.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o una situación específica, sin describir detalles intranscendentes.
Las actas se redactan en el tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe de iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarse con lenguaje telegráfico; tampoco debe presentarse errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias, o aclaraciones necesarias.
La presentación de originales copias deben ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando vaya a lugar de votaciones, se indica el número de votos emitidos a su favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de las personas que presenta una moción y no es necesario anotar las discrepancias o aclaraciones necesarias.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o en una situación específica.
CLASE DE ACTAS
Existe varias clases de actas entre las cuales destacan en:
- Actas
de comités
- Actas
del concejo municipal
- Actas
de consejos
- Actas
de junta directiva
- Actas
de asambleas
- Actas
de reuniones administrativas
- Actas
de levantamiento de cadáveres
- Actas
de baja de inventarios
- Actas
de eliminación de documentos
- Actas
de sociedad
- Actas
de entrega
PARTES
Titulo
El título
está conformado por el nombre del grupo que se reúnen. Se ubica a una o dos
interlineas libres del margen superior.
Ejemplo
REUNIÓN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Denominación
de documentos y números
A una o dos
interlineas libre se ubica la palabra Acta, en mayúscula sostenida, centrada y
a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Ejemplo ACTA 001
Nota
Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)
Encabezamiento
El
encabezamiento está conformado por las palabras, fechas, hora, lugar,
asistente, ausentes o invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:) . Al frente se anota la ciudad o municipio donde se a
realizado la reunión y la fecha.
Ejemplo
FECHA: Bogotá D.C. 15 de mayo 2009
Nota
En caso de sociedades que registran sus actas ante la unidad competente,
se indica: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y la
antelación de la convocatoria.
Hora
Contra el
margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra
hora, en mayúscula sostenida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de
inicio y de finalización de la reunión.
Ejemplo
De las 09:00 horas a las 16:00 horas
Lugar
Contra el
margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra
lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe
el sitio de la reunión.
Ejemplo 1 Asistentes ICONTE, Sala Nevados
Ejemplo 2 Hotel el Barón, Salón Diamante.
INFORMES
La
expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados,
mediante actas administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Los informes
se elaboran en el papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas internas de
la organización.
Nota
Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costo
de cada organización
Si es
necesario, se recomienda elaborar documentos remisorios al presente los
informes administrativos, ya sea que envíen por intranet o correo electrónico.
Cuando existan anexos en un informe,
se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del
texto.
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
En los informes se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Tratar
un solo tema por informe
- Redactar
en forma clara, precisa, concreta y concisa
- Usar
tratamiento respetuoso y cortés
- Redactar
en forma impersonal (se proyecta, se estudió)
- Utilizar
los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada
organización
- Disponer
el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas
- Elegir
el lenguaje técnico adecuado, así como el tono de las clases de informe.
UTILIZACIÓN DEL INFORMA
De acuerdo
con los objetivos de informe, se recomienda que el remitente tenga en los
siguientes usos:
- Regular
o aclarar una situación
- Informar
sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
- Tramitar,
desarrollar o agilizar un asunto
- Reiterar
una información, un requerimiento o solicitud urgente
- impugnar
o corregir una situación
- Presentar
detalles sobre un aspecto determinado
CLASES DE INFORMES
Los informes
pueden ser:
a) Resumen
ejecutivo, que tiene de una a tres páginas
b) Informe
corto, que consta de una a 10 páginas
c) Informe
extenso, de 11 páginas en adelante
Existen
informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la
entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos de actividad, de gestión de
proyectos investigación o financieros.
MENSAJE ELECTRÓNICO
El mensaje
electrónico es un sistema que permite intercambiar información
con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la
Internet.
Este medio
se puede utilizar para enviar adjuntos
como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario
para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en
cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos
CORREOS ELECTRÓNICOS
Para
garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las
siguientes sugerencias. Se recomienda a las organizaciones que disponen de
Internet y servicios de correo electrónico, reglamentar su utilización y
asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el
manejo de correo tanto masivo como institucional.
PARTES DE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en
la mayoría de los servicios de la Internet, a continuación se identifican las
partes del correo electrónico.
Encabezamiento:
De (From): informa a los receptores quién es el
remitente del mensaje.
Para (To ): indica la dirección
del destinatario.
Asunto (Subject ): es el resumen que da una idea,
por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase corta y lo
más descriptiva posible del contenido del mensaje.
NOTA:
La fecha la suministra el servicio de correo electrónico.
CUERPO DE
TEXTO DE LOS CORREOS ELECTRONICOS
Se
recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo
en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis,
puntuación, entre otras). Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier
mensaje, aunque sólo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la
organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre otros.
RECOMEDACIONES
Se
recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.
NOTA: El correo electrónico es para transmitir
información, no se usa para resolver problemas complejos, ya que la
comunicación y la retroalimentación son lentas y limitadas.
Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.
NOTA: Este tipo de mensajes consumen recursos
de la red y del correo que son costosos.
Generalmente, este tipo de correos se usa para recoger
direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de propaganda o de todo
tipo (spam);
también son muy usados para propagar virus.
Se recomienda utilizar las letras mayúsculas sólo en
los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real
Academia Española.
Antes de contestar un mensaje individua
a través de una lista, se debería tener en
cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el
contexto del mensaje.
Se recomienda identificar claramente la
persona a quien se enviará el correo.
Es importante recordar que existen nombres
parecidos u homónimos.
Se recomienda utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envíe o
se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, mensajes que incluyan
muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las
direcciones de correo y que después se utilicen basura.
Se deberían utilizar con prudencia las listas de direcciones.
Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a personas que no
necesita un mensaje determinado
Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones
propios de los mensajes, sino los compatibles con la Internet, porque hay que
tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo
electrónico ni su mismo sistema operativo.
NOTA 1 Se recomienda tener el menor
número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para
ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se pueden
organizar por temas, labores, proyectos, mensajes pendientes, años, entre
otros.
NOTA 2 Cuando el software no reorganice el
texto se sugiere dar formato al mismo, con una resolución del 75
%ciento del zoom para
facilitar la impresión.
NOTA 3 Se recomienda tener conciencia de
que el correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no
ser confidencial.
NOTA 4 Se puede enviar
correos masivos, a toda una comunidad como especie
EJEMPLO
CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES
OBJETIVO:
Establecer y unificar los requisitos que se deben cumplir en la elaboración de Constancias y Certificaciones, según la
Norma Técnica Colombiana 4176. DEFINICIONES CERTIFICACIÓN: Instrumento en
que se asegura la verdad de un hecho. CERTIFICADO: Documento de
carácter probatorio, público o privado, que permite asegurar un hecho o acto.
Generalmente implica registro o autenticación, siguiendo los procedimientos
preceptuados por la ley.
CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se
establecen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
CLASIFICACIÓN:De acuerdo con la utilización, las
certificaciones se clasifican en constancia de:
- Tiempo
de servicio
- Experiencia
- Salarios
u honorarios
- Clase
de trabajo
- Jornada
laboral
- Cumplimiento
de comisiones
- Comportamiento
de trabajo
- Otorgamiento
de sello de calidad de certificado
- Clasificaciones
obtenidas dentro de los periodos académicos
- Diploma
en el que consta un título conferido por determinada institución y
documento que establece un privilegio o premio.
Resultados
de exámenes médicos.
CONDICIONES GENERALES: Pueden llevar numeración consecutiva para
el control de la institución que los emite. Se anotan la ciudad de origen y
fecha de expedición. Se escribe el nombre del funcionario responsable precedido
de los artículos EL o La se anotan
los términos CERTIFICA o HACE CONSTAR, según se trate de certificado constancia.
El texto se redacta en tercera persona. Se especifica el motivo de la
certificación. No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales
ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable,
sin borrones ni repisados. Se escribe el nombre del funcionario responsable.Algunas certificaciones requieren que bajo el nombre mecanografiado del firmante secoloque
el número de su tarjeta profesional.
MÁRGENES:Margen superior: 4 cmMargen izquierda: 4 cmMargen inferior: 3 cmMargen derecha: 3 cmEstos
márgenes se contarán a partir de los bordes de la hoja. Las constancias y los
certificados se harán en papel con membrete impreso o escrito
HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.
NOTA 1 Generalmente esta documentación es administrada y conservada por la sección de la organización
encargada de la gestión del talento humano, o la que haga sus veces.
NOTA 2 El Departamento Administrativo de la Función Pública emitió el Decreto 1145 de 2004, mediante el cual
establece el formato único de hoja de vida para el sector público y junto con el Archivo General de la Nación emitió
la Circular nro. 004 de 2003, donde presenta los requisitos tanto de los documentos que se deben incluir en las
historias laborales de los funcionarios públicos, como el orden en que se deben organizar. Para mayor información
consultar este documento.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
PRESENTACIÓN
Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que
considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su
perfil y operación, así como el formato o formulario que más se ajuste a dichas
necesidades, el cual puede conservarse en forma física o digital o ambas. A
continuación se presentan sugerencias sobre el contenido de esta hoja de
vida corporativa. Para su presentación, se aconseja tener en cuenta las recomendaciones del capítulo 4 de esta guía que sean aplicables a este tipo de documento. Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.
vida corporativa. Para su presentación, se aconseja tener en cuenta las recomendaciones del capítulo 4 de esta guía que sean aplicables a este tipo de documento. Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.
PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Identificación del documento
La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida y centrada.
Nombre
Se recomienda que el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa se escriba con mayúscula sostenida y en el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombres, con el fin de ordenar estos documentos alfabéticamente.
Datos básicos
Incluyen número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento, género, estado civil, número de hijos, lugar de domicilio, número de teléfono.
Información laboral
Se recomienda incluir datos como a cuáles entidades está afiliado en fondo de pensiones, promotora de salud y aseguradora de riesgos profesionales, respectivamente. Otros datos que posiblemente resultan relevantes para la organización pueden ser las visas con las que cuenta, para cuáles países y su vencimiento, y otros pertinentes a la actividad u objeto de la organización.
TARJETAS PROTOCOLARIAS
Estas
tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el
manejo de las relaciones públicas y de negocios. La redacción y presentación
depende de lo que se pretende.
Estas
tarjetas se utilizan en caso de:
INVITACIÓN: En ellas es importante incluir los datos como días,
hora fecha dirección y el nombre de quien invita. Para su elaboración se usara,
papel de colores pastel, en donde se pueda ver con la claridad la información;
y su tamaño será ejecutivo (18,41cm x 26,67cm).
AGRADECIMIENTO Y FELICITACIÓN: Expresa gratitud. Para su
elaboración es importante mencionar el motivo del agradecimiento, nombres y
apellidos de quien envía así como de quien recibe los agradecimientos, y ciudad
o municipio y fecha.
Estas serán
elaboradas en hojas Kimberly tamaño estamento (13,97cm x 21,59cm), y se
entregaran en sobres recatadamente decorados con los colores blancos y azul,
sin olvidar la formalidad pero siendo creativos.
CONCLUCIONES
Se aprendo
sobre cada una de los documentos y saber que reglas se deben de cumplir para
que estos queden bien.
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